À partir du moment où une entreprise se sert de plusieurs moyens de transport, il est nécessaire de constituer une flotte ou un parc automobile. Cela permettra d’avoir une vue globale sur les véhicules employés par les conducteurs de l’entité et d’en exercer un contrôle permanent. Sont alors concernés les voitures de fonction, les voitures de service, les véhicules utilitaires, les deux-roues et tous les engins mobiles utilisés par la société. Cependant, une telle structure exige une bonne organisation. Ce qui est loin d’être facile. Comment gérer une flotte automobile ? Découvrez ici tous les points à savoir sur ce sujet.
Créez votre parc automobile en fonction des besoins
La première règle pour une bonne gestion d’une flotte automobile est de la créer suivant les besoins de l’entreprise. Tout d’abord, en matière de financement, on peut choisir entre différents procédés par le biais du fleet management. Il y a la location de courte, de moyenne ou de longue durée. Dans ce cas, l’entreprise reste un simple locataire, mais elle bénéficie d’engins en excellent état. Le gestionnaire qui est le responsable du parc automobile peut opter pour une location avec option d’achat. À la fin du contrat, l’entreprise devient propriétaire des véhicules loués. La dernière option c’est de procéder tout de suite à l’achat d’un véhicule. Puis, il faut aussi sélectionner les modèles de véhicules qui vont composer le parc. Fixer leur nombre en fonction des besoins des collaborateurs. Enfin, le choix doit tenir compte du budget. En effet, le TCO (total cost of ownership) ou le coût total de possession ne doit pas être dépassé.
Utilisez un logiciel spécial pour une gestion efficace
L’utilisation d’un outil de gestion est indispensable. En effet, il existe des logiciels conçus justement pour bien gérer les flottes automobiles. Dans ce cas, les données sont centralisées dans un progiciel. Quelle que soit l’information que l’on souhaite savoir, on peut le consulter. Il en est ainsi par exemple de la consommation de carburant, de la mobilité de l’auto et de sa localisation. C’est une manière de simplifier la tâche du gestionnaire et d’optimiser la gestion du parc.
Assurez vos véhicules et procédez à un entretien régulier
L’assurance constitue un bon moyen d’optimisation de la gestion de la flotte. L’avantage en premier lieu est d’avoir une réduction sur le coût intégral des conventions d’assurance. En second lieu, c’est mieux de prévoir les éventuels sinistres relatifs aux véhicules. Si un accident entraînant un endommagement d’une voiture se produit par exemple, vous pouvez prétendre à un dédommagement. Le cas échéant, le remplacement peut être envisagé. C’est une bonne solution pour permettre une continuité de l’activité.
Quant à l’entretien des véhicules, il est conseillé de l’effectuer régulièrement. L’objectif d’une telle maintenance est de disposer d’engins en bon état, mais aussi d’assurer la sécurité en route des collaborateurs. Pour cela, les contrôles techniques de chaque véhicule doivent être réalisés à l’arrivée de l’échéance. Il faut vérifier l’état des pièces des véhicules comme les pneus, le moteur ou encore les freins. De tels gestes contribuent à la longévité de vos équipements.
Maîtrisez les coûts de votre flotte automobile
Nombreuses entreprises sont confrontées à un dépassement du TCO autorisé. Ce qui impacte gravement la rentabilité. Pour optimiser la gestion de votre parc, il faut maîtriser les coûts. Le TCO regroupe plusieurs dépenses. Entrent dans le calcul l’achat ou la location des véhicules, les divers entretiens, les carburants, les parkings, les impôts et d’autres éléments. La maîtrise de ces paramètres a pour effet de repérer l’utilité ou non d’un poste de dépense. Par exemple, le budget pour le carburant peut être réduit en choisissant de bons moteurs ou en renouvelant les automobiles de la flotte. Il faut aussi sensibiliser les collaborateurs à adopter une bonne attitude pendant la circulation. Les frais d’entretiens peuvent aussi être maîtrisés en n’effectuant que ceux qui sont nécessaires. La réduction des fournisseurs est aussi un élément clé d’optimisation de la gestion du parc automobile de l’entreprise. Il faut mettre en place un système de triage par ordre d’importance. Du coup, il faut privilégier certains fournisseurs comme le concessionnaire, le professionnel de l’entretien automobile, la société d’assurance ou encore le pneumaticien. Le meilleur moyen de gérer une flotte est de choisir un gestionnaire qualifié capable d’assurer toutes ces missions.
